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文書作成のポイント
2014.06.14
文書作成のポイント
◆文書構成は、結・承・転・提
■結
最初に結論を述べる。書き出しの１文で趣旨を伝えるのがベスト。
（例） Aとの契約の件は、不成立になりました。
■承
2番目に、結論に至った背景や経緯を書く。
（例） 不成立の理由は、先方の都合です。Bと既に契約を結んでおり、両立は難しいからです。
■転
承で述べた背景や経緯についてさらに詳しく掘り下げる。
（例） B社となぜ契約を結んだかというと、Bの方が○○の内容が充実しており、納得のいくものであったからとのことです
■提案
最後に、当面の対策について書く。
（例） ○○の点について、当社の顧客にとって過不足がないかを再検討し、さらに営業活動を強化したいと考えます
・6W2H
6W1Hを基本に用件の伝えること。
| 6W2H | 内容 | より具体的な内容 | |
| １ | Who 誰が |
企業名、事業主体は誰か個人or法人? | |
| ２ | Whom 誰に |
対象となる顧客は？ターゲット層は？ | |
| ３ | Where 何処に |
対象となる市場、参入する業種、分野等は？ | |
| ４ | What 何を |
顧客に提供する商品、 サービスの内容は？ |
|
| ５ | Why 何故 |
事業を起こす理由は？（市場、商品環境を含む） | |
| ６ | When 何時 |
サービス開始の時期は何時か？ | |
| ７ | How to どのように |
他と異なるノウハウの内容を示す | |
| ８ | How much どれだけ |
どれだけの資金でどれだけの売上を出すのか？ | 投資計画、損益計画参照 |
◆誤字脱字チェック
◆文体・仮名遣いは統一する
である調かですます調で統一。
◆ビジネス文書には「社内向け」と「社外向け」がある
ビジネス文書には大きく社内で使うものと、取引先など社外に提出するためのものという二種類があります。それぞれで目的が異なりますのでそれに合わせて様式も変わってきます。
・その他のポイント
そのほかのビジネス文書の作成のコツとしては、キーワード（特に注目してもらいたい言葉やセンテンス）を太字にしたり、アンダーラインをつけるなどして目立たせる、図表やイラストを活用する。箇条書きを活用するなどの工夫が挙げられます。
・真意を伝える言葉を選んで使う
真意を伝える語句をストレートに選んで表現すること。
自分では好意的に使ったつもりの言葉なのに、相手のそのときの状況・感情によっては、
まったく反対の意味に捉えられる事もあります。
ただし、ビジネスメールでは顔文字(^_^;;)、(@_@)、(-_-ﾒ)の使用はしないようにしましょう。
◆形容詞や副詞は最小限に
読み手に誤解されやすい文書は、形容詞や副詞を多用したものです。
ビジネス文書・メールでの重要な点は的確に用件を相手に伝えることです。必要以上の形容詞や副詞を使った表現を心がける必要はありません。
例
「先月より極めて多い」⇒「先月比150％増」
「規模が大きい」 ⇒「5億円規模の」
などと、数値をまじえ具体的に記述するほうが、分かりやすいです。
他にもよく見られる表現としてレベルが高い、長い期間、近い将来、結果が悪い、厳しい結果など
また、HTML形式のメールを利用できる環境であれば、表や図、チャートなどを文書に差込み、視覚的に訴えることも可能です。
◆よいお手本を参考に
それは、上手な文書を真似ることです。
お手本を参考にして能率的に書きましょう。例えば、ファイルされた定型文書、あるいは先方からきた「なるほど」と思わせるメール文書など。
